¿Cómo organizar y dirigir una reunión en inglés?

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Si ya de por sí es complicado organizar una reunión en español, en inglés este proceso puede ser un poco más exigente, sobre todo porque existen expresiones específicas para este tipo de situaciones que, sin duda, debes dominar al principio, especialmente si quieres que te entiendan y que tu reunión sea exitosa.

Además, el inglés es reconocido como el idioma de preferencia para los negocios internacionales, por lo tanto, es importante que aumentes tu competencia y fluidez en el mismo, sobre todo si quieres seguir siendo competitivo en tu lugar de trabajo. Y, en ese sentido, las reuniones son herramientas clave en los lugares de trabajo modernos, lo que hace indispensable desarrollar y dominar las habilidades de comunicación más efectivas para este tipo de interacciones.

Asimismo, el que puedas entender y utilizar las expresiones, frases, vocabulario y los tonos de conversación más adecuados para cada tipo de reunión, te harán un profesional mucho más competitivo y permitirá que te adaptes mucho más rápido a los vertiginosos cambios y las nuevas exigencias que, en materia profesional, impone la economía global. 

Y precisamente para que puedas mejorar tu capacidad para dirigir reuniones y hacer cualquier presentación en inglés, a continuación te dejamos esta lista con vocabulario, frases y términos útiles que, sin duda, mejorarán tu capacidad como profesional.

Fase #1 – Determinar si es necesaria la reunión y organizarla

Si estas hasta el tope de ocupaciones, debes revisar primero si es necesaria una reunión y qué quieres obtener con ésta. Una vez que tienes eso claro, debes determinar qué se va a tratar en la reunión, por ejemplo, si es un tema delicado, debes pensar en una reunión individual en lugar de convocar a otras personas que no estén involucradas. También es importante definir el día, la hora y el lugar en que se llevará a cabo la reunión. De allí que debas manejar cierto vocabulario y expresiones como las que siguen a continuación:

Entre los verbos más frecuentes que puedes utilizar para una reunión, están: “have” (tener) y “hold” (organizar):

Ejemplos:

1. We’re going to have another department meeting on Tuesday

(Vamos a tener otra reunión departamental el martes)

2. Let’s hold a meeting to discuss the policy changes

(Organicemos una reunión para discutir los cambios de política)

Y si quieres referirte a una reunión futura, puedes necesitar también algunos verbos de uso frecuente en estos casos, como: schedule (programar),  arrange (arreglar) y organize (organizar).

Ejemplos:

1. Can we arrange a meeting for next week?

(¿Podemos organizar una reunión para la próxima semana?)

2. Why don’t we schedule the discussion of that strategy for next month?

(¿Por qué no programamos la discusión de esa estrategia para el próximo mes?)

Aspectos que debes tener en cuenta para la convocatoria:

• Reason, purpose and objectives of the meeting

(Razón, propósito y objetivos de la reunión)

• Date

(Fecha)

• Starting time

(Hora de inicio)

• Duration and end time

(Duración y hora de finalización)

• Place

(Lugar)

• Well-defined topics or agenda

Fase #2 – El inicio de la reunión

El comienzo de la reunión es uno de los pasos importantes, aunque para muchos es algo obvio y por eso no le prestan tanta atención. Sin embargo, si quieres tomar el control del encuentro y asegurarte que todos te presten atención, es importante que te tomes un tiempo para organizar tus ideas y saber qué y cómo lo vas a decir.

A continuación encontrarás algunas frases que te ayudarán en esa fase inicial que tiene toda reunión y que, sin duda, te harán ver como un verdadero profesional:

Para dar la bienvenida a los asistentes:

• Thank you all for coming (Gracias a todos por venir)
• I would like to thank you for being here on time (Me gustaría darle las gracias pore star aquí a tiempo)
• I appreciate everyone being here (Aprecio que todos estén aquí)

Para presentar a los participantes:

• I would like to begin by introducing… (Me gustaría comenzar presentando a…)
• Let’s take a moment and introduce ourselves (Tomemos un momento y nos presentamos)
• Could everyone briefly introduce themselves? (¿Podrían todos presentarse brevemente?)
• Please join me in welcoming… (Por favor, acompáñenme para dar la bienvenida a…)

Para compartir los objetivos de la reunión:

• The purpose of today’s meeting is… (El propósito de la reunión de hoy es…)
• We are here today to decide on/agree on, etc. (Estamos hoy aquí para decidir/acordar, etc.)
• Our aim today is to… (Nuestro objetivo hoy es…)
• By the end of today’s meeting, we need to… (Para el final de la reunión de hoy, tenemos que…)

 Para indicar cuál es la agenda de la reunión:

• First, we will be discussing… (Primero, discutiremos…)
• Next, we will consider… (A continuación, consideraremos…)
• Then, we’ll try to cover… (Luego, trataremos de cubrir…)
• If there’s enough time, we will also go through… (Si hay suficiente tiempo, también pasaremos por…)
• Finally, we will talk about… (Finalmente hablaremos de…)

(Temas bien definidos o agenda)

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Fase #3 – Desarrollo de la reunión

Una vez que se ha dado inicio a la reunión, es importante compartir las actualizaciones que hay para ese momento, saber cómo avanzar en los puntos, cómo pasar la palabra a otra persona o cómo mantener la discusión encaminada. En ese sentido, algunas de las frases que pudieras necesitar, son:

Para compartir las actualizaciones de los proyectos:

• How is the project coming along? (¿Cómo va el Proyecto?)
• Edward, can you let us know what’s new in…? (¿Edward, puedes decirnos que hay de nuevo en…?)
• I suggest we start with Luis updating us on… (Sugiero que comencemos con Luis actualizándonos sobre…)
• I would like to inform everyone about the project’s progress (Me gustaría informar a todos sobre el progreso del proyecto)

Para avanzar hacia otro tema:

• Let’s move on to our next point (Pasemos a nuestro siguiente punto)
• The next topic we need to cover is… (El siguiente tema que debemos cubrir es…)
• If nobody has anything else to share, let’s move on to… (Si nadie tiene nada más que compartir, pasemos a…)
• Since we’ve covered this issue, now we can go to the next one (Ya que hemos cubierto este tema, ahora podemos pasar al siguiente)

Para mantener encaminada la conversación:

• Can we go back to our subject, please? (¿Podemos volver a nuestro tema, por favor?)
• Let’s skip this topic and take it up at another time (Omitamos este tema y retomémoslo en otro momento)
• I’m afraid we are running out of time, so could we go back to…? (Me temos que nos estamos quedando sin tiempo, así que ¿podríamos volver a…?)
• Can we continue this discussion later and go back to…? (¿Podemos continuar esta discusión más tarde y volver a…?)
• Getting back to the topic… (Volviendo al tema…)

Para pedirle a algún participante que tome la palabra:

• Archie is now going to take over (Archie ahora se hará cargo)
• Now I would like to introduce Andrea who is going to talk about… (Ahora me gustaría presentarles a Andrea, quien va a hablar sobre…)
• Now, Lewis will tell us more about… (Ahora, Lewis nos contará más sobre…)
• I’d like to hand you over to Janice who will talk you through… (Me gustaría pasarles a Janice, quien va a hablarles sobre…)

Fase #4 – ¿Cómo terminar la reunión?

Una vez que se han evaluado los proyectos, se han revisado todos los puntos que están en la agenda y se han escuchado las opiniones de los participantes, es momento de marcar el cierre de la reunión. Esta etapa muchas veces se pasa por alto o no se le da la relevancia que realmente tiene, sin embargo, conviene tenerla presente y saber cómo debes expresarte profesionalmente, para finalizar el encuentro y agradecer a los participantes su asistencia. En tal sentido, algunas de las frases que pudieran ser de gran utilidad en esta etapa, son:

Para cerrar la reunión:

• If there’s nothing more to discuss, we can end here (Si no hay nada más que discutir, podemos terminar aquí)
• That just about covers everything for today (Eso cubre casi todo por hoy)
• We will have to finish here, but our next meeting will be scheduled for… (Tendremos que terminar aquí, pero nuestra próxima reunión será programada para…)
• We have covered everything from our agenda (Hemos cubierto todos los puntos de nuestra agenda)

Para agradecer a los participantes por asistir a la reunión:

• Thank you for your participation in today’s meeting (Gracias por su participación en la reunion de hoy)
• I would like to thank you all for sharing your time today (Me gustaría agradecerles a todos por compartir su tiempo hoy)
• I would like to thank everyone for coming today (Me gustaría agradecer a todos por venir hoy)
• Thank you all for your time (Gracias a todos por su tiempo)

Aunque en esta breve lista de frases o expresiones para poder organizar y dirigir una reunión de trabajo en inglés, hemos tratado de compilar las más útiles e importantes, queda de tu parte ponerlas en práctica y ampliar tu propia lista de frases. Lo que si podemos asegurarte, es que manejando estas expresiones podrás demostrar tu capacidad y preparación profesional para dirigir una reunión de trabajo en inglés, independientemente del objetivo que tenga. Y si quieres avanzar mucho más rápido en este y otros aspectos del inglés, en Sol idiomas te podemos ayudar. Envíanos tus datos y te pondremos en contacto de inmediato con los mejores profesores certificados en el idioma, así como con los métodos más efectivos, para que puedas ver muy rápido tus progresos con el inglés.